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商务沟通方法与技能 - VIP题库
下列是某公司一个采购部门会议记录 ××公司 采购部门会议 于2013年5月8日在采购部门会议室举行 与会人员：李经理(会议主席)，李女士(秘书)，赵先生，孙先生，王女士，周女士 1、缺席致歉 来自张先生和刘女士的缺席致歉。 2、对上次会议记录的确认 生产会议记录被认同是真实记录。 3、由上次会议记录提出的问题 由于销售旺季的到来，采购部的人员也开始忙碌，要保证原材料的及时供应需做好资金调配工作，就上次会议提出的此问题的解决方案，周女士称关于本次采购原材料的货款问题已同公司财务部门协商解决，财务部决定给采购部筹措一笔资金以保证原材料及时供应。采购部门都很赞成这个解决办法。 4、上一季度采购事项报告 李经理做了关于上一季度公司采购事项的报告，报告了工作完成情况和取得的成果。由于上季度采购部门工作积极，使得公司效益明显，节省了原材料采购费用，所以采购部受到嘉奖。李经理还总结了经验，指出不足和有待改善的地方。 5、关于ERP项目的讨论 公司决定上ERP软件项目，由于该项目涉及面广，要求公司全员参与，采购部是主要责任人，要求采购部首先评估该项目的可行性，并做出可行性报告，采购部就此问题展开了讨论，讨论上ERP软件的问题，最后达成一致意见，各小组分配了任务。 6、其他事项 没有其他事项。 7、下次会议的日期及时间 会议同意下次会议在201年9月8日下午3点召开。 请回答： 1)么是会议记录? 2)议记录的要素都有哪些? 3)写会议记录时要注意什么? 4)议记录比会议议程多了什么内容? 5)议记录的最后一项是什么?为什么要设置这一项? 6)议主席起着什么样的作用?
你是A金属制造公司员工福利部的一名秘书。该机构的委员会每月召开一次会议，以便保证公司通过恰当的方式照顾到那些退休及患病的员工。 下次会议定于2013年10月23日举行。 会议通常在主楼3层7号房间举行，但是你不确定会议当天房间是否可用。 每次会议议程都应包括多个事项。通常都有一份关于生病员工的报告，以及有关退休员工的报告。 这次会议，公司的法规部主管将出席会议，特意向委员会来通报涉及退休员工方面法规上的变化。委员会务必了解这些变化，并确保所做决定符合新的法律法规的要求。 请回答： 1、简述会议议程中重要事项的讨论次序。 2、请为下次会议拟定一份会议议程。 3、内部沟通文件的定义是什么? 4、内部沟通文件有什么要求?
时事通讯
写一份通告：场景是你所在的当地大学。当地一些居民抱怨学生离校时的喧闹声，尤其是那些上夜校的学生。这会吵醒他们的孩子，也打扰了部分年老居民的休息。 问题： (1)请给你的同学写一份通告，让同学们体谅居民的苦衷，不要和居民争吵，也不要粗鲁对待那些喧闹的学生。 (2)为了确保同学们能够看到通告，你会把通告贴在哪里？或者如何将通告写得更好些？
写一份备忘录： 你在Alda面包店工作。现在是2007年9月18日上午9:00。你刚刚接到面包师RobertTing的电话。他今天不舒服，所以不能来上班了。他本来应该在上午8:00来上班。生产部经理是TimPu，人力资源管理部经理是Mt.Cup。写一份备忘录告诉他们有关电话的事情。
根据以下情形，写一份会议记录： 你是Wi塑料厂体育与社交委员会的秘书。该委员会的存在是为确保Wi塑料厂的员工和工友们一起享受社交生活。 下次会议的主要目的是要决定怎样组织一年一度的游艺日活动。游艺日活动每年举办一次，并完全由公司出资提财政支持。委员会须作出一份预算。 关于游艺日应展开的活动，每年都需要进行长时间的辩论，在大多数年份许多员工及其家人都会过得很开心，但是也有部分人抱怨这天没有他们喜欢的活动。 下面再现了该会议议程。 Wi塑料厂体育与社会委员会会议将于2008年3月20日在主会议室召开 会议议程 1、缺席致歉 2、对上次会议记录的确认 3、由上次会议记录提出的问题 4、年度游艺日 5、有关年度游艺日的职责安排 6、其他事项 7、下次会议的日期及时间 会议举行时，G.Hem先生及Xi女士发来了缺席致歉信，委员会的其他成员都出席了会议。 上次会议的会议记录得到一致认同。 对于由上次会议提出的问题，R.Tam小姐称，正如她同意过的，她已与Arbi餐饮公司接洽，并且该公司报价以20美元/人来为游艺日提些餐饮服务。这家公司的报价超出了食物预算，因此需要同其他公司接洽。她补充道，她不明白为什么她要承担这项工作的全部，因为委员会里还有很多人可以做这项工作。对于上次会议提到的另一个问题，C.Chung先生报告说他已同工厂各部门的主管谈过话，只要能够带家人来，他们都同意协助做好游艺日的管理工作。委员会主席表示希望他们都带上自己的家人，因为游艺日对全体雇员而言应是充满乐趣的一天，他还希望尽可能保证各部门主管最多占用1小时的时间来协助管理工作。委员会所有成员同意这一点。 对于游艺日应怎样进行，每个人都有一些想法。 R.Mi先生是一位知名运动员。他为Wi塑料厂足球队踢球。他建议举行一场5人制足球赛。有人指出，他每年都有提这个建议，每年得到的答案也都是一样的。只有少数年轻男士踢足球或是想踢足球。对于其他人来说，他们只是在观看自己并不感兴趣的事情，然而这本应是所有人的游艺日。 G.Foo女士提议举办一场“漂亮宝贝”比赛。其余的委员会成员向她指出，尽管她最近有了小孩儿，而厂里有小孩儿的员工并不多，因此不会有一个称得上是比赛的活动。大多数人不会对看宝宝比赛感兴趣。Mi先生说足球比赛比宝宝比赛更有趣。内有诸多不同年龄段的群体，以致很难满足每个人的口味。 P.Tuo先生认为举行一场真正的美餐应该会是最好答案，但是Tam小姐指出，食物预算不允许这样做。 J.Zing女士提议举办一场问答比赛游戏。有人指出，组织这么多人参与问答比赛那是不可能的，而且问答比赛的题目无论如何都很难满足大多数来宾的兴趣。孩子们可能很快对问答比赛感到厌倦。 W.Wapp先生认为卡拉OK应该是一个理想的解决办法。但是同样的问题，观众的规模太大，而且包括部分委员会成员在内的很多人也表示 他们真的不喜欢唱卡拉OK。 最终，委员会主席S.Bing先生提出一个建议——寻宝。每个人将被编入一些小组中，并被提问各种问题。每个问题都与下一个问题所在的位置有关。因此，各个小组需要回答各种问题，并且在区域内来回转以寻找下一个问题的答案。他们可以停下来去吃午餐，而不想继续寻宝的孩子们也可以退出到孩童娱乐室去玩。岁数大的员工和客人可以去一个播放传统音乐的房间休息。 委员会一致同意这是理想的游艺方案。 之后，委员会组建了几个小组以落实上述想法，每个小组都分配了预算，这样他们就可以预备物品或预场地或服务了。 Wapp先生和Zing小姐负责解决儿童和老龄来宾的娱乐问题。 Tuo先生和Wong小姐负责聚会的饮食应问题。 委员会主席同意在Mi先生及Foo女士的协助下领导一个小组负责设计各种提问问题。各种材料都将在游艺日开幕之前被印刷和准备好。 秘书同意对上述各项决策做好记录。 所有各小组已收到提醒，他们必须把费用控制在已议定的预算内。 其他事项需要考虑，委员会同意在一个月后的同一时间召开会议以确认有关游艺日活动安排的进展情况。 问题： 写出这次会议的会议记录，要求尽可能简明扼要。
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